Projektmanagement

Als Projektmanagement (PM) wird im allgemeinen das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind etabliert und standardisiert. Jedes Projekt ist eine Mischung aus vorsichtig ausgewählten Ressourcen, z. B. Zeit, Geld, Personal, Methodik, Material, Energie, Umwelt, Qualität sowie Risikoabwägung. Ziel ist es ein Projekt mit geringen Reibungsverlusten erfolgreich zu planen und die sich bietenden Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen.

Bei Dorsch unterteilen wir in die drei Bereiche Konstruktionsphasen, Projektentwicklung und Projektsteuerung.

  • Eine detaillierte Übersicht über alle relevanten Projekte finden Sie hier.

Dorsch managt eine Vielfalt an Projekten, welche sich in verschiedenen Phasen befinden, z.B. Genehmigungs- und Ausführungsplanung, Objektüberwachung, Ausschreibungen und Fertigstellung. Dabei handelt es sich meistens um:

  • Infrastrukturelle Wohnbauprojekte, öffentliche und private Bauprojekte
  • Hafen-, Flughäfen-, Umwelt- und Bildungsprojekte 
  • Gefängnisse und Gerichte
  • Bürogebäude

Analyse:

  • Identifizierung von Schüsseproblem auf individuelle bishin zu nationaler Ebene

Methoden:

  • Innovative Untersuchungsmethoden und moderne Kommunikationstechnologien
  • Disziplinäre Workshops mit Planern und Mitgliedern des Klienten 

Experten:

  • Erfahrenes Personal bei Dorsch, welches von Experten in speziellen Gebieten unterstützt wird
  • Nutzung von enger Kooperation mit lokalen Experten und Mitgliedern der Regierungen von Erfahrungen mit ähnlichen Projekten

Aufgaben:

  • Qualitätsmanagement
  • Zeitmanagement
  • Budget-/Kostenkontrolle
  • Multidisziplinäre Teams
  • Allgemeines Projektmanagement

1. Vorentwurfs- / Vorbereitungsphase

Diese Phase ist grundlegend für jedes Projekt, da der Erfolg jedes Projektes von einem soliden Start abhängt. Im Großen und Ganzen befasst sich die Vorentwurfsphase mit den Ansprüchen des Endkunden und verarbeitet diese in einen Konzeptentwurf inklusive Budgetvergabe, das anschließend genehmigt werden muss.

  • Datenerfassung
  • Konzeptentwurf
  • Budgetvergabe
  • Realisierbarkeitsstudie
  • Übergabestrategie und RFP–Erarbeitung
  • Auswahl des Beraters und Vergabe des Projektes
  • Erarbeitung des Beratungsvertrages

2. Entwurfsphase

Diese Phase startet mit der Ernennung eines Design-Beraters entweder durch einen entsprechenden offiziellen Brief oder durch Absprache. Der Berater sollte den notwendigen Service in verschiedenen Phasen abarbeiten, z.B.  Konzeptentwurf, schematischer Entwurf, Entwicklung des Entwurfs, Angebotsdokumente und Angebotsanalyse/ Empfehlungen für das Projekt.

  • Design Management/Bewertung
  • Beginn/Einführung
  • Datenerfassung
  • Konzeptentwurf
  • Schematischer Entwurf
  • Entwicklung des Entwurfs
  • Genehmigungen der Arbeitsschritte
  • Kostenkontrolle und Wertmanagement

3. Angebotsphase

Diese Phase startet nach der Beendigung der Entwurfsphase durch den Berater, der Genehmigung von Dorsch und der Baubewilligung. Die Phase kann jedoch auch zwischenzeitlich schon starten, je nachdem was die Strategie des Projektes ist.

  • Vorqualifikation und Auswahl der Anbieter
  • Angebotseinholung
  • Vorbesprechungen und Beantwortung der Anfragen
  • Klärung des Angebotes
  • Ergänzungen
  • Bewertung und Analyse des Angebotes
  • Verhandlungsgespräche über das Angebot
  • Präqualifikation und Auswahl des Anbieters

4. Ausführungsphase

Diese Phase startet mit der Vergabe des Austrags entweder durch einen entsprechenden offiziellen Brief oder durch Absprache mit dem Auftragnehmer. Dieser Schritt muss in Rücksprache mit dem Projektberater und dem gesamten Management der Dorsch geschehen, deren Aufgaben Koordination, Konstruktionsmanagement, Technik, Vertragshandhabungen, Sicherheit, Qualitätssicherung und Inspektionen umfassen.

  • Bauvorbesprechung
  • Handhabung des Vertrags: Arbeitskontrolle, Zahlungswesen, Koordination
  • Projektkontrolle
  • Kostenkontrolle
  • Planung des zeitlichen Ablaufs
  • Ablaufprotokoll
  • Sicherheitsmanagement
  • Qualitätsmanagement: Inspektionen
  • Kontrolle der Dokumente: Auftrag, Korrespondenzen, Vergabe des Austrags und Anforderungen, Besprechungsprotokolle, Tagesberichte der Bauaufseher, Testberichte, Photos des Projekts, Fahrtenbücher, Vorlagen, Anfragen auf Informationen, Dokumentation der Berichte und Datensätze
  • Änderungsauftrage
  • Vertragsabschluss: günstigste Besetzung, kommissarische Bewilligung

5. Nach der Fertigstellung

Nachdem die materielle Arbeit fertig gestellt ist und das PAC ausgestellt ist, folgen einige Aktionen, in die der Berater und das Dorsch Management je nach Vertrag involviert oder nicht involviert sind. Die Verantwortung für die Folgen und die Handhabung der Gewährleistungsbestimmungen des Vertrages liegt prinzipiell in den Händen des Austraggebers. Es gibt jedoch Fälle, in denen Berater und Dorsch gebeten werden, Vertragsdokumente vorzubereiten um den Austraggeber in der Durchsetzung der Vertragsanforderungen zu unterstützen.

6. Baumanagement und Gebäudewartung

Dorsch managt und beaufsichtigt die existierenden Anlagen, indem eine Gebäudewartungsfirma beauftragt wird, sich um die Gebäude zu kümmern. Folgende Punkte zählen zu den Pflichten der Wartungsfirma:

  • Instandhaltung
  • Sicherheit
  • Reinigung
  • Rezeption
  • Externe Wege und Landschaftsgestaltung
  • Beratungs-Service während der Ausgestaltung

Effektives Projektmanagement ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Projektes. Der Projektansatz wird durch eine Reihe von Elementen aus dem Projektmanagement unterstützt, die folgende Punkte enthalten:

  • Projektplanung. Der Projektplan hebt die Arbeitsabläufe hervor, die benötigt werden, um lieferbare Ergebnisse zu produzieren. Außerdem stellt er sicher, dass diese Arbeitsabläufe klar definiert, akkurat bewertet und alle Details berücksichtigt werden. Jeder Arbeitsschritt  wird einem Mitarbeiter zugeteilt, der verantwortlich für die erfolgreiche Umsetzung ist. Im Laufe des Projektes wird der Projektplan an die aktuelle Lage angepasst, falls neue Informationen bekannt werden. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Parteien der Projektplanung ein vollständiges und aktuelles Verständnis des Projektstatus haben.
  • Risikomanagement. Beim Risikomanagement geht es vor allem darum, risikoanfällige Bereiche des Projektes zu identifizieren und sowohl präventive wie auch kurzfristige Maßnahmen zu ergreifen. Da diese Maßnahmen ständig den Projektplan beeinflussen und Verändern; ist Risikomanagement täglich präsent. 
  • Berichte über den Projektablauf. Um sicher zu gehen, dass fortwährendes Verständnis über das Projekt herrscht, werden Berichte über den Projektablauf angefertigt und sowohl an die Projektteams wie auch an die Sponsoren verteilt. Wie später noch ausgeführt werden wird, enthalten diese Berichte detaillierte Beschreibungen der fertig gestellten Arbeitsschritte während der vorangegangenen Projektperiode, erwartete Aktionen der kommenden Projektperiode und Probleme, derer Lösung es bedarf. Falls Änderungen im Zeitplan vorgenommen werden müssen, werden die entsprechenden Dokumente an den Projektbericht angehängt.
  • Projektkontrolle. Zusätzlich zu dem Projektbericht finden regelmäßige Meetings mit dem ganzen Projektteam statt. In diesen Meetings stellt jedes Projektmitglied den momentanen Stand seines Arbeitsablaufes vor und schätzt das Datum der Fertigstellung ab. Alle Hindernisse und Probleme, die während der Meetings auftauchen, werden im Projektbericht dokumentiert. Um die pünktliche und effektive Fertigstellung des Projektes zu sichern, werden alle Aufgabenbereiche streng beaufsichtigt. Die Inhalte der Projektkontrolle werden vor Projektbeginn im ganzen Team besprochen um sicher zu gehen, dass allgemeines Verständnis über die Abläufe herrscht. Diese Vorbesprechungen helfen, das Bewusstsein für die Notwendigkeit von Änderungen und deren Umsetzungen durch die Projektkontrolle zu schärfen. Alle Ergebnisse werden von einem Gutachter bewertet. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Ergebnisse des Projektteams klar definiert, präzise und von höchst möglicher Qualität sind.
  • Änderungssteuerung. Projektänderungen sind dann notwendig, wenn neue Entwicklungen von der ursprünglichen Projektabsprache und vom Projektplan abweichen. Alle potenziellen Änderungen werden immer im Verhältnis zu den Basiselementen Funktionalität, Zeitplan, Ausgaben und Ressourcen vorgenommen. Änderungsvorschläge können von allen Projektmitgliedern vorgeschlagen werden. Die Entsprechenden Teammitglieder diskutieren und bearbeiten den Vorschlag, wenn eine Änderung notwendig ist.
  • Issue Management. Als Problem wird alles bezeichnet, das die Projektentwicklung behindern könnte, worüber aber keine Einigung erreicht werden konnte. Von allen Teammitgliedern wird erwartet, dass sie an der Lösung der Projektprobleme mitarbeiten. Es ist die Aufgabe des Projektleiters, ein Protokoll über alle aufgetretenen Probleme zu erstellen. Außerdem hat er die Verantwortung dafür, das Protokoll an die Projektkontrolle weiterzuleiten. Die meisten Probleme sollten innerhalb der Projektteams gelöst werden. In dem Fall, dass Probleme einer externen Lösung bedürfen, muss die Weiterleitung an die entsprechende externe Stelle vorerst vom Projektleiter genehmigt werden.